ลองนึกภาพว่าคุณทำงานอยู่ในแผนกการเงิน ซึ่งการทุ่มเททำงานในแต่ละวันมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความมั่นคงทางการเงินของบริษัท แต่กลับต้องสูญเสียเวลาอันมีค่าจำนวนมากไปกับกระบวนการที่ซ้ำซากจำเจและทำด้วยมือ นั่นคือ การประมวลผลใบแจ้งหนี้
ทุกๆ วัน คุณพบว่าตัวเองกำลังเล่น "เกมจับคู่" ไม่หยุดหย่อนในออฟฟิศ ซึ่งเจ้านายของคุณจะไม่ดุคุณเลย แม้ว่ามันจะกินเวลาไปมากก็ตาม: "เกมค้นหาคำ" (ดึงข้อมูลจากใบแจ้งหนี้) และ "เกม Candy Crush Saga" (จับคู่ข้อมูลที่ดึงออกมากับใบสั่งซื้อและใบเสร็จรับเงินที่เกี่ยวข้อง)
Inbox ของคุณมีอีเมลที่ส่งเข้ามาอย่างต่อเนื่อง โดยแต่ละฉบับจะมีใบแจ้งหนี้จากผู้ขายที่แตกต่างกันแนบมาในรูปแบบ PDF ตลอดทั้งวัน มีใบแจ้งหนี้หลายร้อยฉบับส่งมาจากผู้ขายหลายราย บางฉบับมีขนาดใหญ่และมีโครงสร้างชัดเจน บางฉบับมาจากซัพพลายเออร์รายย่อยที่มีเทมเพลตแบบกำหนดเอง
สำหรับใบแจ้งหนี้แต่ละใบ คุณต้องเปิดไฟล์แนบและทำการดึงข้อมูลด้วยตนเอง คุณไม่ได้แค่ค้นหายอดรวมเท่านั้น แต่คุณกำลังค้นหา:
และนี่คือจุดเริ่มต้นของความท้าทายที่แท้จริง
หลังจากดึงข้อมูลใบแจ้งหนี้แล้ว คุณต้องดำเนินการ "จับคู่แบบ 3 ทาง" เพื่อให้แน่ใจว่าบริษัทชำระเงินตรงตามที่สั่งซื้อ ซึ่งรวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียง:
ทำไมเกมจับคู่ถึงเป็นเรื่องที่ทำให้เหนื่อย?
นอกจากแค่สายตาที่เหนื่อยล้าจากการจ้องมองใบแจ้งหนี้ตลอดทั้งวัน เกมจับคู่แบบใช้มือยังสร้างปัญหาที่ใหญ่กว่านั้นอีก ทั้งเรื่องการดำเนินงานและความเป็นอยู่ของคุณ:
การสิ้นเปลืองเวลา
ใบแจ้งหนี้แต่ละใบใช้เวลาหลายนาทีในการดำเนินการ เมื่อคุณมีใบแจ้งหนี้หลายสิบหรือหลายร้อยใบในแต่ละวัน นี่ไม่ใช่แค่เรื่องเล็กๆ น้อยๆ แต่ในที่สุดก็กลายเป็นงานทั้งหมดของคุณ ทำให้คุณมีเวลาเหลือน้อยสำหรับงานสำคัญอื่นๆ
มีโอกาสผิดพลาดสูง
การพิมพ์หรือคัดลอกตัวเลขจากไฟล์ PDF ลงในระบบคอมพิวเตอร์นั้นทำได้ง่าย ความผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ เช่น การผสมตัวเลขหรือตัวอักษรในใบแจ้งหนี้ หรือการใส่ตัวเลขรวมผิด อาจทำให้การชำระเงินล่าช้า สร้างความไม่พอใจให้กับซัพพลายเออร์ หรือนำไปสู่ปัญหาทางการเงินที่ยากจะแก้ไขในภายหลัง
ปัญหาด้านความสามารถในการขยายธุรกิจ
เมื่อบริษัทของคุณมีขนาดใหญ่ขึ้น จำนวนใบแจ้งหนี้ก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน การจ้างพนักงานเพิ่มเพื่อจัดการกับงานที่เพิ่มขึ้นนั้นไม่ใช่วิธีแก้ปัญหาที่ดีในระยะยาว วิธีการแบบเดิมไม่สามารถตามทันได้ และทุกคนก็ยุ่งวุ่นวาย โดยเฉพาะในช่วงเวลาที่ยุ่งวุ่นวาย ความกดดันนี้ยังส่งผลต่ออัตราการลาออกของพนักงานที่สูงอีกด้วย
ความเครียดจากเดดไลน์ที่กำลังจะมาถึง
วันครบกำหนดชำระใบแจ้งหนี้ไม่รอใคร หากคุณติดอยู่ในวังวนของการจับคู่ อาจหมายถึงค่าธรรมเนียมล่าช้า การสูญเสียความไว้วางใจกับซัพพลายเออร์ หรือแม้แต่การจัดส่งที่สำคัญก็อาจผิดพลาดได้ แรงกดดันอย่างต่อเนื่องในการทำให้ทุกอย่างเสร็จเรียบร้อยและตรงเวลาอาจทำให้เกิดความเครียดได้มาก
ทีนี้ มาพูดถึง "พลังเสริม" ที่แท้จริงใน "เกมจับคู่" ของคุณ: Azure Document Intelligence
Azure Document Intelligence คือบริการบนคลาวด์ที่ใช้แมชชีนเลิร์นนิงที่ทันสมัยเพื่อดึงข้อมูลที่มีโครงสร้างจากเอกสารเกือบทุกประเภทได้อย่างสมบูรณ์แบบ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารที่จัดอย่างเป็นระเบียบหรือเอกสารที่ค่อนข้างสับสน Azure Document Intelligence ไม่ใช่แค่ระบบรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) พื้นฐานที่เพียงแค่ "มองเห็น" คำต่างๆ เท่านั้น แต่ยังชาญฉลาดพอที่จะเข้าใจบริบทและเค้าโครงทั้งหมดของเอกสาร
แต่ละโมเดลได้รับการฝึกฝนมาล่วงหน้าเพื่อรองรับประเภทเอกสารทั่วไป (ส่วนใหญ่เป็นรูปแบบของสหรัฐอเมริกา แต่ก็มี Custom Extraction Model ซึ่งช่วยให้คุณสามารถติดป้ายกำกับและฝึกฝนเทมเพลตของคุณได้)
มาดูโมเดลที่สร้างไว้ล่วงหน้าบางส่วนที่อาจเป็นประโยชน์ในการเพิ่มประสิทธิภาพเกมจับคู่ใบแจ้งหนี้ของคุณ
Invoice (ใบแจ้งหนี้)
ดึงข้อมูลรายละเอียดผู้ขายและลูกค้า หมายเลขใบแจ้งหนี้ ที่อยู่สำหรับการเรียกเก็บเงิน/จัดส่ง วันที่ รายการสินค้า (รายละเอียด จำนวน ราคาต่อหน่วย) ยอดรวมย่อย ภาษี และยอดรวม แบบจำลองนี้มีประโยชน์สำหรับการทำเวิร์กโฟลว์บัญชีเจ้าหนี้ให้เป็นระบบอัตโนมัติ
Receipt (ใบเสร็จรับเงิน)
แยกชื่อร้านค้า วันที่/เวลาของธุรกรรม รายการซื้อ ภาษี และยอดรวม แบบจำลองนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการติดตามค่าใช้จ่ายและการวิเคราะห์ผู้บริโภค
นอกจากแบบจำลองสำเร็จรูปที่กล่าวถึงข้างต้นแล้ว ยังมีแบบจำลองสำเร็จรูปอื่นๆ อีก เช่น เอกสารแสดงตน บัตรประกันสุขภาพสหรัฐฯ ภาษีบุคคลสหรัฐฯ สินเชื่อบ้านสหรัฐฯ สลิปเงินเดือนสหรัฐฯ ใบแจ้งยอดธนาคารสหรัฐฯ เช็คสหรัฐฯ บัตรเครดิต ใบทะเบียนสมรสสหรัฐฯ สัญญา และนามบัตร
Custom Extraction Model (แบบจำลองการแยกข้อมูลแบบกำหนดเอง)
คุณกำลังมองหาแบบจำลองสำเร็จรูปที่มีประโยชน์สำหรับเอกสารเทมเพลตพิเศษของคุณใช่ไหม? ไม่ต้องกังวล!
นอกจากนี้ยังมีแบบจำลองการแยกข้อมูลแบบกำหนดเองใน Azure Document Intelligence ซึ่งเป็นเครื่องมืออันทรงพลังที่ช่วยให้คุณสามารถฝึกฝนแบบจำลองการประมวลผลเอกสารของคุณให้เหมาะกับประเภทเอกสารและเค้าโครงเฉพาะที่แบบจำลองสำเร็จรูปไม่ได้ครอบคลุม
แบบจำลองนี้ต้องการให้คุณสร้างโดยใช้เอกสารที่มีป้ายกำกับของคุณเองเพื่อแยกฟิลด์และจุดข้อมูลเฉพาะ การสร้างแบบจำลองการแยกข้อมูลแบบกำหนดเองนี้ง่ายมาก
แล้ว AI มหัศจรรย์นี้ทำงานอย่างไร? มันตรงไปตรงมาอย่างน่าประหลาดใจ คุณเพียงแค่อัปโหลดเอกสารไปยังบริการ จากนั้น AI ของมันจะเริ่มทำงาน สแกนเค้าโครงเอกสาร จากนั้นคุณจะต้องสร้างฟิลด์ของป้ายกำกับ (อาจเป็นฟิลด์ข้อความ เครื่องหมายเลือก ลายเซ็น หรือตาราง)
หากคุณมีโมเดลการแยกข้อมูลแบบกำหนดเองที่ฝึกอบรมไว้ล่วงหน้าแล้ว คุณสามารถเลือกที่จะติดป้ายกำกับเอกสารโดยอัตโนมัติด้วยโมเดลที่ฝึกอบรมไว้ล่วงหน้า หรือคุณอาจเริ่มติดป้ายกำกับฟิลด์ที่ต้องการแยกข้อมูลโดยใช้ Document Intelligence Studio
ในที่สุด ระบบจะส่งข้อมูลที่แยกออกมาคืนให้คุณในรูปแบบ JSON ที่มีโครงสร้างสมบูรณ์แบบ พร้อมสำหรับการเคลื่อนไหวครั้งต่อไปของคุณในเกมการทำงานอัตโนมัติ
แพลตฟอร์มแบบ low-code/no-code สำหรับการสร้างเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ เราสามารถอธิบายได้ว่าเป็นแพลตฟอร์มที่ทำหน้าที่ประสานการเชื่อมต่อบริการต่างๆ บน Azure และ Microsoft Dynamics 365
บริษัทได้รับใบแจ้งหนี้เป็นไฟล์แนบ PDF ในกล่องจดหมายอีเมล Outlook เป้าหมายคือการดึงข้อมูลสำคัญและบันทึกไว้ในรายการ SharePoint เพื่อตรวจสอบ
Step 1: การตั้งค่า Power Automate flow
ตั้งค่าโฟลว์ Power Automate ด้วยทริกเกอร์ "When a new email arrives" คุณสามารถกรองอีเมลที่มีหัวเรื่องเฉพาะจากผู้ส่งรายใดรายหนึ่งเพื่อให้โฟลว์ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
Step 2: Get the attachment
เพิ่มการดำเนินการ "Get Attachments" จากตัวเชื่อมต่อ Outlook จากนั้นบันทึกไฟล์แนบไปยังไซต์ SharePoint หรือโฟลเดอร์ OneDrive
Step 3: วิเคราะห์เอกสารด้วย Azure Document Intelligence
นี่คือขั้นตอนสำคัญ ใช้แอคชัน HTTP เพื่อเรียกใช้ Azure Document Intelligence REST API อธิบายส่วนประกอบที่จำเป็น ได้แก่ URL ปลายทางของ API (รวมถึงรหัสโมเดล เช่น invoice-matching-ocr) คีย์ API และเนื้อหาคำขอที่มีเนื้อหาของไฟล์แนบ อาจจำเป็นต้องใช้แอคชัน "delay" หรือลูปเพื่อตรวจสอบว่าสถานะสำเร็จหรือไม่
Step 4: วิเคราะห์ผลลัพธ์
เมื่อการวิเคราะห์เสร็จสมบูรณ์ API จะส่งคืนไฟล์ JSON ใช้การดำเนินการ “Parse JSON” ใน Power Automate เพื่อแยกจุดข้อมูลเฉพาะที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น invoice_id, vendor_name, total_amount, invoice_date, and etc.
Step 5: จัดเก็บข้อมูล
ใช้การดำเนินการเพื่อจัดเก็บข้อมูลที่แยกออกมา ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้การดำเนินการต่อไปนี้ ซึ่งการดำเนินการใดๆ ก็ได้ที่สามารถใช้จัดเก็บข้อมูลของคุณได้ดีเช่นกัน
จากนั้น แมปค่า JSON ที่แยกออกมากับคอลัมน์ในไฟล์ปลายทางของคุณ ตัวอย่างเช่น ฟิลด์ JSON vendor_name จะอยู่ในคอลัมน์ vendor_name ในรายการ SharePoint
Step 6: แจ้ง PIC เพื่อตรวจสอบข้อมูลที่ดึงออกมา
สุดท้ายนี้ เพื่อให้เจ้าหน้าที่ทราบความคืบหน้าและมั่นใจว่าข้อมูลที่ดึงออกมานั้นถูกต้อง เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติสามารถสิ้นสุดได้ด้วย "Start and wait for an approva" วิธีนี้จะส่งคำขออนุมัติไปยังเจ้าหน้าที่การเงินที่รับผิดชอบการจับคู่ใบแจ้งหนี้ เพื่อตรวจสอบว่าข้อมูลที่ดึงออกมาจากใบแจ้งหนี้นั้นถูกต้องหรือไม่ หากถูกต้อง เจ้าหน้าที่สามารถกด "Approve" และดำเนินการต่อไปยังขั้นตอนการชำระเงิน หรือหากต้องการ "Rejecte" และตรวจสอบด้วยตนเองก็ได้
นอกจากการสร้างแบบจำลองการแยกข้อมูลแบบกำหนดเองเพื่อแยกเทมเพลตใบแจ้งหนี้และใบสั่งซื้อต่างๆ ตามสิทธิประโยชน์ข้อ 1 ที่กล่าวถึงข้างต้นแล้ว เรายังสามารถปรับแต่งให้เหมาะสมกับเอกสารของคุณได้ เช่น ใบสั่งจราจร
ในกรณีนี้ เรามีสถานการณ์ที่บริษัทให้เช่ารถต้องการดึงข้อมูลจากใบสั่งจราจรที่ออกโดยสำนักงานตำรวจแห่งชาติ แล้วนำไปเปรียบเทียบกับข้อมูลในไฟล์ Excel ด้วยระบบอัตโนมัตินี้ บริษัทจะสามารถทราบได้ว่าผู้เช่ารายใดควรเป็นผู้รับผิดชอบในการชำระค่าปรับจราจร
ดังนั้น เวิร์กโฟลว์การทำงานอัตโนมัติจึงเป็นดังนี้:
หากคุณไม่ต้องการมีเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเต็มรูปแบบเหล่านี้ หรือคุณอาจต้องการเริ่มเวิร์กโฟลว์ OCR จากการอัปโหลดใบแจ้งหนี้ ก็ไม่มีปัญหา เราสามารถสร้างแอปพลิเคชันเว็บไซต์ที่เชื่อมต่อกับ Custom Extraction Model บน Azure Document Intelligence เพื่อดำเนินการดังกล่าวได้
ขั้นตอนที่คล้ายกัน เจ้าหน้าที่การเงินเพียงแค่ต้องอัปโหลดเอกสารไปยังเว็บไซต์ จากนั้นปล่อยให้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติทำงาน
สรุปประโยชน์ของเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติสำหรับการดึงข้อมูลที่ราบรื่นนี้:
เมื่อการเดินทางของเราผ่านเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติใกล้จะสิ้นสุดลง เป็นที่แน่ชัดว่าการรวม Azure Document Intelligence และ Power Automate เข้าด้วยกันนั้นไม่ใช่แค่การปรับปรุงประสิทธิภาพงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการเปลี่ยนแปลงเกมอย่างสิ้นเชิง องค์กรต่างๆ ไม่ต้องติดอยู่ในภาวะที่ต้องทำงานแบบรับมือและต้องรับมือกับข้อผิดพลาดด้านเอกสารและการป้อนข้อมูลอยู่ตลอดเวลาอีกต่อไป
ด้วย tech stack อันทรงพลังนี้ คุณสามารถเปลี่ยนโฉมการดำเนินงานของคุณให้กลายเป็นศูนย์รวมแห่งพลังอัตโนมัติเชิงรุก มอบสูตรโกงขั้นสูงสุดให้กับทีมของคุณ เพื่อเรียกคืนเวลาอันมีค่าและมุ่งเน้นไปที่ภารกิจเชิงกลยุทธ์
นี่ไม่ใช่แค่ประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการปลดล็อกคุณค่าที่แท้จริงของข้อมูล เปลี่ยนเอกสารที่ไม่มีโครงสร้างให้เป็นข้อมูลเชิงลึกที่นำไปปฏิบัติได้จริง ซึ่งจะช่วยส่งเสริมการตัดสินใจที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น คุณพร้อมที่จะยกระดับธุรกิจของคุณแล้วหรือยัง?
ถึงเวลาหยุดเล่นเกมป้องกันปัญหาคอขวดแบบแมนนวล และเริ่มต้นเกมใหม่ที่ระบบอัตโนมัตินำไปสู่ชัยชนะอันยิ่งใหญ่ ใช้งานโซลูชันนี้วันนี้และสัมผัสประสบการณ์ประสิทธิภาพทางธุรกิจยุคใหม่!