G Suite | What’ s New October 2016 สรุปความเคลื่อนไหวประจำเดือนตุลาคม

Cover- What's New G Suite October 2016

สวัสดีทุกท่านครับ วันนี้เราได้คัดสรร Features ที่น่าสนใจในเดือน ตุลาคม ที่ผ่านมา เพื่อเป็นประโยชน์ในการนำไปใช้งานเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ไปดูกันเลยครับ

กลุ่มแรก Features Launch

1. Assign งานให้กับคนที่ต้องการได้ทันที กับ “Action Items”
จากผลการวิจัยโดย McKinsey Global Institute  พนักงานจะใช้เวลากว่า 20 เปอร์เซ็นต์ในแต่ละสัปดาห์ หรือเกือบจะทั้งวัน ในการค้นหารายละเอียดข้อมูลงานภายในองค์กรเกี่ยวกับผู้รับผิดชอบในส่วนต่าง ๆ ว่าใครต้องดูแลส่วนไหน เพราะในความเป็นจริงในเนื้องานจะมีทั้งไอเดีย ความคิดเห็นต่างๆ มากมาย ซึ่งอาจจะทำให้ยากและต้องใช้เวลาในการดูว่าใครรับผิดชอบในส่วนไหน

ในการที่จะช่วยให้ project ของคุณเดินต่อไปได้อย่างราบลื่นและช่วยลดเวลาในการทำงาน คุณสามารถพิมพ์กลุ่มคำเหล่านี้ เช่น “John to follow up on the keynote script,” หรือ “Anna to schedule a weekly check in”  จากนั้น Docs จะใช้ความสามารถของ Natural Language Processing (NLP) เพื่อทำความเข้าใจความหมายและทำการแสดงเมนู suggest an Action Item เพื่อทำการ assign งานให้กับคนที่เราใส่ชื่อเข้าไปให้ในเอกสาร

SmartToDos_2

นอกจากนั้นคุณยังสามารถที่จะ Manual assign an Action Item ไปยังคนที่ต้องการได้ด้วยตนเองด้วยใน Docs, Sheets และ Slides รวมไปถึง mobile apps ด้วย โดยการใส่ชื่อในช่อง Comment และทำการเลือก Action Item box  จากนั้นผู้ที่ถูก Assign จะได้รับ Email แจ้งเตือน และ เห็นในส่วน Action Items ที่ต้องรับผิดชอบ

ActionItems_2

 

2. ลดเวลาการค้นหาด้วยการแสดงสัญลักษณ์เมื่อถูกมอบหมายงาน
จากหัวข้อที่แล้ว เมื่อ  Action Items ได้ถูก Assign ไปแล้ว ทีมงานสามารถเห็นงานที่ต้องให้ความสนใจได้อย่างเด่นชัด โดยนอกเหนือจาก email ที่ส่งไปให้แล้วนั้น เมื่อผู้ใช้งานได้มีการเข้าไปที่ Docs, Sheets, Slides หรือ Drive ไม่ว่าจะจากคอมพิวเตอร์ หรือ  Mobile apps ก็ตาม เราจะเห็นสัญลักษณ์เป็นตัวเลขในงานที่เราได้ถูก Assign ไว้ไม่ว่าจะเป็น Action items หรือ Suggestions

blogpost_priority_docs.width-900

 

3. ลดเวลาในการพิมพ์คำตอบเองด้วย Smarter Forms
Google Forms เปิดให้บริการมาตั้งแต่ปี 2008 ซึ่งมีคำถามที่เกิดขึ้นมากมายเป็นพันล้านคำถาม และมีคำถามบางส่วนที่จะเป็นคำถามที่ถามกันอยู่บ่อย ๆ ดังนั้นวันนี้เมื่อเรามีการสร้างคำถามที่เคยมีคนถาม Forms จะขึ้น Options ของคำตอบที่เกี่ยวข้องมาให้ทันที ซึ่ง features นี้จะทำให้คุณช่วยลดเวลาในการสร้าง Forms ได้ถึง 25 เปอร์เซ็น ทีเดียว

FormAutoSuggest_5

นอกจากนั้นยังมี feature ใหม่ คือ “File upload” ซึ่งเป็น Question type ที่เพิ่มเข้ามาใหม่ตามคำเรียกร้องจากทั้งภาคธุรกิจ และ ภาคการศึกษา โดย feature  นี้ ผู้ตอบแบบสอบถามสามารถที่จะ upload files จากเครื่องตนเอง หรือ Drive กลับไปที่เจ้าของแบบสอบถามได้อีกด้วย ซึ่งข้อมูลทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ใน new Drive folder ของเจ้าของแบบสอบถาม * ปัจจุบัน feature นี้สามารถใช้ได้เฉพาะลูกค้า G Suite ที่ แชร์กันเองภายในองค์เท่านั้น

กลุ่มที่สอง Work Anywhere

Admin สามารถโอนย้ายข้อมูลของผู้ใช้ไปให้อีกคนผ่านมือถือได้แล้ว
วันนี้ถ้าหากมีเรื่องด่วนที่ Admin ต้องทำการโอนย้ายข้อมูลของพนักงานคนหนึ่งไปให้อีกคนหนึ่งในองกรค์ ผู้ที่เป็น Admin สามารถทำได้ทันทีผ่าน Google Admin app for android ซึ่งทำได้เหมือนกับการทำผ่าน Admin console บน Web-based ซึ่งทำให้เกิดความคล่องตัวเป็นอย่างมาก 

Admin app - Android

 

กลุ่มที่สาม Simple to use

1.เสริมความอัจฉริยะของ Google Search เพิ่มเติมให้กับ Gmail, Calendar, Groups, and Drive on the web
เราเชื่อว่าทุกคนรู้จัก Google Search กันดีอยู่แล้ว และเห็นถึงความอัจฉริยะที่ทำได้ G Suite จึงไม่นิ่งนอนใจ จึงได้ปรับปรุงให้ความสามารถนั้นรวมมอยู่ด้วยกันซะเลย ซึ่งจะทำให้เวลาค้นหาข้อมูลจะมีความฉลาดมากยิ่งขึ้นและมีการดึงผลลัพธ์ที่มีความสัมพันธ์กันในแต่ละ Apps มาแสดงให้อีกด้วย

Improved searching in G Suite

2.Google Docs ตอนนี้เพิ่มเลขหน้าในการทำสารบัญได้แล้ว
เนื่องจากปัจจุบันหลายท่านมีการใช้งาน Docs กันอย่างแพร่หลายและมีการทำเอกสารที่ซับซ้อนมากและมีรายละเอียดมากยิ่งขึ้น ดังนั้น Google Docs จึงได้เพิ่มการใส่เลขหน้าในการทำสารบัญมาให้ เพื่อให้สะดวกในการใช้งานและลิงค์ไปยังหน้าเอกสารที่ต้องการได้อย่างสะดวก

Page Numbers in TOCs 2Page Numbers in TOCs 1

 

และยังมีรายละเอียดอื่น ๆ ที่น่าติดตามเพิ่มเติมอีกมากมาย โดยทุกท่านสามารถติดตามข้อมูลความเคลื่อนไหวของเดือนตุลาคมที่ผ่านมาได้จาก Link นี้เลย newsletter [pdf

Blog ที่เกี่ยวข้อง:
-  G Suite | What’ s New September 2016 สรุปความเคลื่อนไหวประจำเดือนกันยายน
- “G Suite” the new name for Google Apps for Work

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมติดต่อ: GoPomelo
Telephone: 02-650-7572
Email: info@gopomelo.com
www.gopomelo.com

 

Natthapong Rermcharoen
I have a strong passion for learning and sharing my knowledge about Cloud and Google Solutions to others who are interested in this field. Since working in Information Technology such as IT Support, System Engineer, IT Trainer and IT Manager for several years, I have obtained standard certificates from well-known organisations, namely Google Certified Trainer, Google Certified Administrator, Google Certified Deployment Specialist, ITIL V3. Certified, MCSE, MCDBA and MCT. According to my qualifications and my experience background, I hope it will be useful for people who require enhancing their ideas for business achievement.