G Suite กับ 3 แนวทางในการทำประชุมและติดตามงานอย่างมีประสิทธิภาพ

ในการทำงานทุกวันนี้แน่นอนว่าการประชุมงานร่วมกับทีมงานเพื่อกำหนดเป้าหมายและทิศทางขององค์กรเพื่อให้ทุกคนเข้าใจไปในแนวทางเดียวกันเป็นเรื่องสำคัญ และการทำงานทุกวันนี้พนักงานก็ไม่ได้ทำงานประจำที่บริษัทตลอดเวลา ดังนั้นเราควรต้องมีวิธีในการนัดหมายประชุมติดตามงานเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ เดี๋ยวเราไปดู 3 แนวทางในการทำประชุมและติดตามงานอย่างมีประสิทธิภาพกัน

1. นัดประชุมทีมแบบด่วนด้วย Find a time
เราเชื่อว่าทุกคนจะคุ้นเคยกับการใช้ Google Calendar ในการนัดหมายทีมงานเพื่อเข้าร่วมประชุมเป็นอย่างดีซึ่งแน่นอนกระบวนการที่จะเกิดขึ้นเราต้องมีการสร้างตารางนัดหมายและก็ทำการเชิญทีมงานที่เกี่ยวข้องรวมถึงหาห้องประชุมที่ว่าง ซึ่งหนึ่งในปัญหาที่พบคือเมื่อต้องการนัดทีมประชุมผู้ทำนัดต้องไปนั่งหาเวลาที่ว่างตรงกันซึ่งเสียเวลามาก ดังนั้นวันนี้เราจึงขอแนะนำ Find a time ใน Calendar ซึ่งรองรับทั้งบน Web และ Mobile ประโยชน์ที่ได้คือทำให้เราทำนัดกับทีมงานได้เร็วขึ้นเพราะ Find a time จะช่วยหาเวลาที่ว่างตรงกันของทีมและนำเสนอมาให้เเลือก

2. แจกจ่ายงานให้ทีมงานได้รวดเร็วด้วย Action Items
หลังจากที่ทำนัดประชุมเรียบร้อยแล้ว ในระหว่างการประชุมย่อมมีการแสดงความคิดเห็นที่หลากหลาย ดังนั้น Google Docs จึงเป็นเครื่องมือที่ตอบโจทย์ในการช่วยทำบันทึกการประชุมเพื่อให้ทุกความคิดเห็นนั้นไม่ตกหล่น แต่ในการประชุมทีมงานกันนั้น ย่อมต้องมีการมอบหมายงานให้มีผู้รับผิดชอบในแต่ละงานที่ต้องการ ดังนั้น Google Docs  จึงได้มีฟีเจอร์ Action Items เพื่อเป็นการระบุเจาะจงผู้รับผิดชอบงานหรือหัวข้อนั้นที่ได้มีการประชุมกันเพื่อที่จะสามารถติดตามงานได้ง่ายขึ้น

3. ติดตามงานฉับไวด้วย Chat
มาถึงขึ้นตอนสุดท้ายนั่นก็คือการติดตามความคืบหน้าของงานหลังจากที่มีการประชุมและมอบหมายงานกันเป็นที่เรียบร้อย แน่นอนว่าวิธีการที่คุ้นเคยคงหนีไม่พ้นการส่งอีเมล เพื่อติดตามสอบถาม แต่ว่าในบางทีผู้รับอาจจะมีโอกาสที่จะไม่ได้อ่านอีเมลเราเนื่องจากในแต่ละวันเขาอาจจะได้รับอีเมลค่อนข้างเยอะ ดังนั้นในวันนี้การใช้ Chat ที่มีพร้อมให้อยู่ใน G Suite จึงเป็นวิธีที่ตอบโจทย์เพราะสามารถติดตามงานได้รวดเร็ว สามารถสร้างกลุ่ม Chat ขึ้นมาเพื่อคุยกันและแชร์เอกสารร่วมกันก็ย่อมได้

 

และที่กล่าวมาทั้ง 3 แนวทางนั่นก็คือวิธีการที่ใช้ได้ผลลัพธ์อย่างดีเยี่ยมเนื่องจากเป็นวิธีที่ทาง GoPomelo ใช้งานกันอยู่ในทุกวันและเป็นวิธีที่เราแนะนำให้ลูกค้าทุกท่านนำไปใช้เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดในการทำงานร่วมกันเป็นทีม

 

ติดต่อขอข้อมูลเพิ่มเติมจากผู้เชี่ยวชาญเราได้ที่: www.gopomelo.com

Telephone: 02-105-4107 

Natthapong Rermcharoen
I have a strong passion for learning and sharing my knowledge about Cloud and Google Solutions to others who are interested in this field. Since working in Information Technology such as IT Support, System Engineer, IT Trainer and IT Manager for several years, I have obtained standard certificates from well-known organisations, namely Google Certified Trainer, Google Certified Administrator, Google Certified Deployment Specialist, ITIL V3. Certified, MCSE, MCDBA and MCT. According to my qualifications and my experience background, I hope it will be useful for people who require enhancing their ideas for business achievement.