11 แนวทางในการ “Reduce IT Costs” ให้กับองค์กร

11 ways to reduce your IT Costs Thai

สวัสดีครับทุกท่านวันนี้ GoPomelo อยากนำพาทุกท่านไปดูวิธีการการลด IT cost ให้กับองค์กรและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานกับ 11 แนวทางกันครับ เราไปดูกันเลยครับ

1. Migrate to the Cloud

1_Migrate to the Cloud

จากสถิติพบว่า มากกว่า 70% ของ IT budgets นั้นต้องหมดไปกับการดูแลระบบงานเดิมที่มีอยู่ และ น้อยกว่า 30% ที่จะเป็นงบในการสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ เพื่อให้องค์กรได้เปรียบในการแข่งขัน ดังนั้นการ Migrate ระบบไปที่ Cloud จะช่วยให้ Apps ของเรานั้นทำงานอยู่บน Google Cloud Platform ตัวเดียวกับระบบงานที่ Google ใช้งานอยู่และให้บริการกับผู้คนทั่วโลก ดังนั้นจึงทำให้มั่นใจได้ว่าระบบงานนั้นจะมีประสิทธิภาพและพร้อมรับกับการขยายตัวเพื่อรองรับผู้ใช้ได้อย่างทันท่วงที

2. Consolidate legacy software licenses!

2_Consolidate Software License

Software licenses เป็นอีกหนึ่งเรื่องที่ก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายสูงพอสมควร ตัวอย่างเช่น ถ้าในองค์กรมี Computer 2,000 ตัว นั้นหมายความว่า เฉพาะค่า OS license เพียงอย่างเดียวที่เราต้องจ่ายนั้นมากเอาการทีเดียว และยังไม่รวมถึงค่า Application licenses ต่าง ๆ อีก ซึ่งถ้าเราหันไปใช้ Cloud เราสามารถที่จะรวมระบบทั้งหมดไปบริหาจัดการที่ศูนย์กลางผ่าน Cloud Services ส่วนในด้านของผู้ใช้งานก็เพียงมีแค่ Browser ในการเข้าถึงระบบงาน ซึ่งจะทำให้องค์กรสามารถลดค่าใช้จ่ายและยังทำให้เพิ่มความคล่องตัวในการทำงานได้มากทีเดียว

3. Use Google Identity

3_Use Google Identity

Google ให้ความสำคัญกับเรื่องการรักษาความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูลผู้ใช้งานเป็นอย่างมาก ซึ่ง Google Identity จะมาช่วยยกระดับในส่วนนี้และทำให้ทุกอย่างนั้นง่ายขึ้น ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดนั้น ในปัจจุบัน Google Apps และ Cloud Services ต่าง ๆ ของ Google ได้ให้บริการ identity services กับผู้ใช้ทั้งในภาคธุรกิจและการศึกษาหลายล้านรายทั่วโลก โดยในทุก ๆ วัน เมื่อมีการ Sign in เข้าใช้งาน Google Services ไม่ว่าจะเป็น Drive, Gmail และบริการอื่น ๆ นั่นหมายความว่าเรากำลังใช้ Google Identty Services โดยไม่รู้ตัว ซึ่งจะเห็นว่าการใช้งานนั้นง่ายมาก จนเราแทบไม่รู้ตัวว่าทุก Services ที่เรากำลังใช้งานอยู่นั้นได้ดูแลปกป้องและสร้างความปลอดภัยให้กับเรา ซึ่ง Core features นั้นประกอบไปด้วย 6 ส่วนหลัก ๆ

• Single sign-on (SSO)

• Provisioning

• Directory administration

• Multi-factor authentication

• Reporting and Analytics

• Endpoint management

และ Core features 6 ส่วนที่กล่าวมาข้างต้นนั้นหลายคนก็เกิดคำถามว่า “ต้องจ่ายเพิ่มไหม” เราขอตอบตรงนี้ได้เลยครับว่า “ไม่มี” เพราะบริการนี้ได้รวมอยู่แล้วใน Google Apps ซึ่งจะเห็นว่าองค์กรได้รับประโยชน์ที่มากมายและคุ้มค่าเป็นอย่างมาก

4. Work from anywhere with Google Don‘t pay for office costs

4_Work from anywhere with Google Don't pay for office costs

การทำงานในปัจจุบันนี้ไม่จำเป็นต้องนั่งทำงานที่บริษัทอีกต่อไปแล้ว เนื่องจากว่าเราสามารถทำงานได้ทุกที่ ผู้คนมากมายใช้เวลากับการทำงานนอกสถานที่, ระหว่างเดินทาง หรือที่บ้าน ซึ่งถือเป็นเรื่องปกติ แต่จะทำอย่างไรที่จะให้การทำงานของพวกเขาดำเนินไปได้อย่างราบรื่นไม่ติดขัด ซึ่งแน่นอนต้องมีเครื่องมือที่สามารถตอบโจทย์การทำงานแบบ Mobile ได้ ดังนั้น Google for Work จึงเป็น Solutions ที่ตอบโจทย์ได้เป็นอย่างดีเพราะถูกออกแบบมาให้ยืดหยุ่นกับการทำงานในยุคปัจจุบัน

5. Reduce travel with Google Hangouts

5_Reduce Travel with Google Hangouts

ทุกวันนี้เราสามารถลดค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปประชุมในที่ต่าง ๆ ได้ง่ายกว่าเดิมด้วยการประชุมผ่าน Video conference ซึ่ง Google Hangouts ก็ได้ถูกนำไปใช้กับหลาย ๆ องค์กรเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานมากยิ่งขึ้นเพราะการประชุมนั้นไม่จำเป็นต้องนั่งประชุมกันในห้องประชุมอีกต่อไป ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถพูดคุยกันผ่านอุปกรณ์ต่าง ๆ ได้อย่างหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็น Computer, Notebook, Mobile , Tablet และ Chrome devices Solutions  โดยเชื่อมต่อผ่าน Google Hangouts และยังสามารถแชร์หน้าจอเพื่อนำเสนอผลงาน ช่วยกันแก้ไขงานไปพร้อม ๆ กันในระหว่างประชุมได้อีกด้วย

6. Go BYOD for real

6_Go BYOD for real

ปัจจุบันมากกว่า 3 ใน 4 ของคนทำงานเลือกที่จะใช้ Smartphone หรือ Tablet ส่วนตัวเพื่อใช้ในการทำงาน และ ณ วันนี้ 54% ของหลายองค์กรได้หันมาให้ความสำคัญและใช้งาน BYOD เพื่อตอบรับความต้องการที่เพิ่มมากขึ้น โดยมีการคาดการว่าภายในปี 2020 จะมีการใช้งานเติบโตมากถึง 85% และ BYOD ก็จะกลายเป็นมาตรฐานที่ทุกองค์กรจะใช้กัน และ apps ที่ทำงานกับอุปกรณ์ก็ต้องมีความยืดหยุ่นมากยิ่งขึ้นเพราะต้องรองรับกับผู้ใช้งานและอุปกรณ์ที่หลากหลาย ซึ่ง Google Apps เอง ได้ถูกออกแบบมาเพื่อรองรับกับ BYOD ได้อย่างดีเยี่ยม ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการบริหารจัดการได้ง่ายจากศูนย์กลาง, ระบบความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวที่ยอดเยี่ยมและยืดหยุ่นในการทำงานเพื่อรองรับความเปลี่ยนแปลงของการทำธุรกิจที่ต้องการความรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ

7. Go Android and use Google Apps MDM

7_Go Android and use Google Apps MDM

Android for Work นั้นถูกออกแบบมาให้แยกการทำงานระหว่าง Business apps กับ Personal apps ออกจากกัน ดังนั้นผู้ใช้งานสามารถใช้งาน Android device ได้ทั้งการทำงานและส่วนตัว โดยผ่าน Google Apps Mobile Device Management โดยประโยชน์ที่ได้รับประกอบด้วย

ความง่ายในการบริหารจัดการ
Device management นั้นเป็นส่วนหนึ่งของ Google Apps นั่นหมายความว่าเราไม่จำเป็นต้องจ่ายเงินเพิ่ม และการเปิดใช้งานสามารถทำได้ง่าย ๆ ผ่าน Admin console ซึ่งเมื่อเปิดใช้งานแล้ว Gmail, Drive และ mobile apps อื่น ๆ จะมีความปลอดภัยและสามารถบริหารจากศูนย์กลางได้ และยังมีในส่วนของกราฟและ report เกี่ยวกับการใช้งาน mobile ให้อีกด้วย

กระจาย work apps ได้อย่างรวดเร็ว
ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถค้นหา apps ในการทำงานที่ต้องการได้ง่าย โดยการส่ง business application จากหน้า Admin console ไปที่ Google Play for work เพื่อทำการติดตั้งใช้งานได้อย่างรวดเร็ว

การควบคุมข้อมูลและความเป็นส่วนตัว
ในกรณีที่ device สูญหายหรือพนักงานมีการลาออกจากบริษัท ผู้ที่เป็น administrator สามารถสั่งลบข้อมูลใน work profile ได้โดยจะไม่มีผลกระทบกับข้อมูลส่วนตัวของผู้ใช้

8. Replace expensive Video Conferencing solutions with Chrome devices for Meetings

8_Replace expensive Video Conferencing solutions with Chrome devices for Meetings

ทุกวันนี้หลายองค์กรมีความต้องการใช้งาน Video meetings ที่สามารถใช้และเพิ่มขยายได้ง่าย ในขณะที่ตลาดของผู้ใช้ Video chat เติบโตมากขึ้นถึง 50% แต่ในทางกลับกันตลาดของผู้ใช้ Enterprise video conference ซบเซาเหลือแค่ 2% ต่อปี สาเหตุนั้นก็เนื่องจากว่า High-end video conference นั้นมีราคาสูง ประกอบกับต้องมีขั้นตอนในการติดตั้งที่ยุ่งยาก จึงทำให้การใช้งานจริงนั้นมีแต่องค์กรขนาดใหญ่เท่านั้นที่นำไปใช้งาน ดังนั้น Google จึงได้มี Solution Chrome devices for Meetings เพื่อตอบโจทย์ผู้ใช้ในทุกระดับที่ต้องการ Video conference ที่มีคุณภาพสูงและติดตั้งใช้งานได้ง่ายซึ่งมีให้เลือกใช้งานหลากหลายตามความเหมาะสม และสามารถที่จะทำการประชุมพร้อมกันได้มากถึง 25 สถานที่ทั่วโลก และถ้าในกรณีที่ต้องการประชุมมากกว่า 25 สถานที่พร้อมกัน เช่น การประกาศนโยบายบริษัทให้พนักงานรับทราบ สามารถใช้ Hongouts On Air ซึ่งสามารถที่จะออกอากาศได้ทั้งแบบ Public และ Private ผ่านไปที่ YouTube Channel ได้อีกด้วย

9. Turn your IT Department into Innovators, not maintainers!

9_Turn your IT Department into Innovators, not maintainers!

ปัจจุบันมีเทคโนโลยีออกมามากมาย การหันไปใช้ Cloud Solutions จะทำให้เจ้าหน้าที่ฝ่าย IT ได้รับประโยชน์เป็นอย่างมาก ตัวอย่าง เช่น

  • ลดการ Maintenance Server
  • ไม่ต้องทำ Patching, Update OS
  • ไม่ต้องมี DR site
  • ลดภาระในการดูแล Datacenter
  • ประหยัดค่าไฟ, ค่าทำความเย็น
  • ขยายระบบเพื่อรองรับงานได้อย่างรวดเร็ว

ซึ่งข้อดีนั้นจะทำให้นำเวลาไปมุ่งเน้นกับการศึกษาและเรียนรู้กับเทคโนโลยีใหม่และสร้างสรรค์สิ่งใหม่ให้กับองค์กรได้มากขึ้น

10. Rely on Google Security

 

10_Rely on Google Security

ในเรื่องของความปลอดภัย Google ให้ความสำคัญกับเรื่องนี้เป็นอย่างมากดังจะเห็นได้ว่ามีการพัฒนาและได้รับการรับรองจากองค์กรระดับโลกมากมาย โดยตัวอย่างด่านล่างคือสิ่งที่ Google จัดการในเรื่องความปลอดภัยเพื่อสร้างความมั่นใจให้กับทุกท่าน

  • Google ได้ทำการ Custom built ระบบของตัวเองขึ้นมามากมายเพื่อให้การทำงานสอดประสานกันอย่างดีเยี่ยใ
  • มี Datacenters ที่ Redundancy กันกระจายอยู่ทั่วโลกกว่า 12 แห่ง
  • ข้อมูลทั้งหมดที่ส่งผ่านมีการเข้ารหัสทั้งหมด
  • Software ที่พัฒนาจากมี Process ในเรื่องของความปลอดภัยทุกตัว
  • มีหน่วยงานจากภายนอกที่ดูแลเรื่องความปลอดภัยมาตรวจเช็คอยู่เป็นประจำ
  • มี Security engineers มากกว่า 500 คน
  • มี Academic research papers ที่เกี่ยวกับ Security มากกว่า 160 papers

11. Get UNLIMITED storage from Google.

11_Get Unlimited strorage from Google

คิดว่าหลายท่านน่าจะเคยประสบปัญหากับการบริหารจัดการ Storage กันพอสมควรทั้งในด้านการจัดสรรให้กับ Application ที่เป็น Core Business และจัดสรรให้กับ Users ได้ใช้งาน ซึ่งปัญหาส่วนใหญ่ที่พบคือพื้นที่มักไม่ค่อยพอกับความต้องการ จึงทำให้เกิดการเพิ่ม Storage กันอยู่เรื่อยไป โดยปัญหาเหล่านั้นจะหมดไปถ้าทุกท่านหันมาใช้ Unlimited storage จาก Google เพราะไม่ว่าจะเป็นเรื่องของความปลอดภัย, ความเป็นส่วนตัว, การบริหารจัดการที่ง่าย, ราคาสมเหตุสมผล และตอบโจทย์ในการใช้งานในยุคปัจจุบัน

ทางเราหวังเป็นอย่างยิ่งว่าข้อมูลนี้จะเป็นประโยชน์ให้กับทุกท่านในการเลือกใช้ Technology ที่เหมาะสมในการลดค่าใช้จ่ายด้าน IT และในทางกลับกันยังสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้มากขึ้นกว่าเดิม หากมีข้อสงสัยและต้องการคำแนะนำเพิ่มเติมสามารถติดต่อได้ที่ GoPomelo.

 

 

Natthapong Rermcharoen
ชื่นชอบศึกษาและติดตามเทคโนโลยีเกี่ยวกับ Cloud และ Google Solutions เคยทำงานในตำแหน่ง IT Support, System Engineer, IT Trainer และ IT Manager อีกทั้งการสอบผ่านมาตรฐานขององค์กรระดับโลก อาทิ Google Certified Trainer, Google Certified Administrator, Google Certified Deployment Specialist, ITIL V3. Certified, MCSA, MCSE, MCDBA และ MCT ซึ่งหวังเป็นอย่างยิ่งว่าประสบการณ์และความรู้ที่ผมได้ทำการถ่ายทอดไปนั้น จะช่วยทำให้ทุกท่านสามารถนำไปต่อยอดและปรับใช้กับองค์กรได้อย่างเหมาะสมและเกิดประโยชน์สูงสุดครับ

I have a strong passion for learning and sharing my knowledge about Cloud and Google Solutions to others who are interested in this field. Since working in Information Technology such as IT Support, System Engineer, IT Trainer and IT Manager for several years, I have obtained standard certificates from well-known organisations, namely Google Certified Trainer, Google Certified Administrator, Google Certified Deployment Specialist, ITIL V3. Certified, MCSE, MCDBA and MCT. According to my qualifications and my experience background, I hope it will be useful for people who require enhancing their ideas for business achievement.