สรุป 10 G Suite updates ที่น่าสนใจประจำปี 2016

10GSuiteupdates2016

สวัสดีทุกท่านครับ เวลาผ่านไปไวเหลือเกิน ก็ใกล้จะหมดปี 2016 แล้วนะครับ ทุกท่านวางแผนไปพักผ่อนในวันหยุดยาวที่ไหนกันบ้างเอ่ย อย่างไรทาง GoPomelo ก็ขอให้ทุกท่านพักผ่อนปีใหม่อย่างมีความสุขนะครับ ^ – ^

แต่ก่อนจะไปพักผ่อนเรามีอะไรดี ๆ มาฝากทุกท่านด้วยครับ

โดยในรอบปีที่ผ่านมา Google เองได้มีการ Updates หลายอย่างไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนชื่อครั้งใหญ่เพื่อ Rebranding จาก Google Apps เป็น G Suite ดังนั้น GoPomelo จึงได้สรุป 10 ฟีเจอร์ที่น่าสนใจประจำปี 2016 เพื่อให้ทุกท่านได้นำไปใช้ประโยชน์ในการทำงานได้เต็มประสิทธิภาพกันครับ

 

1. What you love about search – now for Drive

พัฒนาการ Search หาข้อมูลใน Drive ให้ง่ายขึ้นกว่าเดิม โดยนำเทคโนโลยี Natural Language Processing (NLP) มาปรับใช้ ซึ่งเป็นเทคโนโลยีที่ Google Search ใช้อยู่ในปัจจุบัน ทำให้เราสามารถหาข้อมูลโดยการพิมพ์เหมือนคำที่เราพูด เช่น show budget spreadsheets หรือถ้ามีการพิมพ์ผิด ระบบก็จะมีการแนะนำคำที่ถูกต้องหรือเกี่ยวข้องให้เราอีกด้วย ทำให้สามารถค้นหาข้อมูลได้เร็วและง่ายขึ้น

NLP GIF v2

Autocorrect

 

2. Improving the deduplication flow when uploading to Google Drive

มีการทำ  DeDuplication ให้ดียิ่งขึ้น ยกตัวอย่างเช่น ในกรณีที่มีการทำงานกับ file Microsoft Word อาจจะมีการ Download ไปทำงานที่เครื่องจากนั้นก็จะมีการ Upload มาเก็บไว้ใน Google Drive ซึ่งอาจจะเก็บและตั้งชื่อเป็นชื่อเดียวกัน แต่จริงแล้วจะมีความแตกต่างตรงที่ version จะต่างกัน ซึ่งในบางครั้งเราอาจจะสับสนเอง แต่ ณ ตอนนี้เมื่อมีการ Upload  จะเหลือเพียงแค่ file เดียว แล้วจะใช้เทคนิคเหมือนกับ Google Docs คือจะมีการนำ Revision History เข้ามาใช้งานเพื่อย้อน Version กลับไป ณ  จุดที่ต้องกานได้เพื่อลดความสับสนในการใช้งาน แต่ถ้าไม่ต้องการใช้งานก็ยังมีทางเลือก  Keep as seprate file ให้เลือก ณ ตอน upload file ด้วยเช่นกัน

deduperduper

 

Keep as a separate file

 

3. Google Slides Q&A : รับคำถาม Real-time จากผู้ฟัง ได้ทันที | A new way to talk with your audience

การนำเสนอผลงานจะไม่เป็นเรื่องน่าเบื่ออีกต่อไป เพราะวันนี้เราสามารถให้ผู้เข้าฟังมีส่วนร่วมในการถามคำถาม แสดงความรู้สึกว่าชอบไม่ชอบ ด้วยการกด Like หรือ UnLike ได้ ง่าย ๆ ผ่าน computer , Tablet หรือ Mobile ได้เลย ซึ่ง Support ทั้ง Andriod และ iOS

ถือว่าเป็นประโยชน์มาก ๆ เพราะไม่ต้องคอยแจกกระดาษ ไม่ต้องรอให้ยกมือ ทุกคนสามารถมีส่วนรวมในการแสดงความคิดเห็นได้ง่ายมาก

 

4. Google Forms: สร้างแบบทดสอบแบบ Interactive (Quiz Forms)

Quiz on Google Forms เหมาะสำหรับสร้างแบบทดสอบให้มีการโต้ตอบกับผู้ใช้ โดยสามารถแจ้งผลคะแนน แสดงข้อที่ตอบผิด หรือ ตอบถูก ให้เห็นพร้อมให้คำแนะนำต่าง ๆ กับผู้ทำแบบทดสอบได้ทันที

 

5. Introducing to New Google Sites | โฉมใหม่ ไฉไลกว่าเดิม

จากเมื่อต้นปีที่ผ่านมา Google ได้ปล่อย Google Sites เวอร์ชั่นใหม่ออกมาให้ทดลองใช้กับกลุ่มที่เรียกว่า Early Adopters มาวันนี้ลูกค้าทุกท่านที่ใช้ G Suite สามารถใช้งานเวอร์ชั่นใหม่กันได้แล้วนะครับ

โดยตัวใหม่มีการปรับโฉมให้สวยงามและน่าใช้มากยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของ Interface ที่ดูสะอาดตา การเรียกใช้งานเครื่องมือต่าง ๆ ก็แสนง่ายดาย สามารถย้ายตำแหน่งเพื่อให้เหมาะสมกับการออกแบบได้ตามต้องการ ในด้านอื่นก็มีธีมให้เลือกมากขึ้น การ Preview ดูผลลัพธ์ก่อนจะ Publish ก็มีตัวอย่างให้เราดูถึง 3 แบบคือ Phone, Tablet, Web แถมยังสามารถนำไปผูกกับ Google Analytic เพื่อแทรคประสิทธิภาพของ Website ได้อีกด้วย

 

6. Upload File ไปกับ Google Forms ได้แล้ว

เพิ่มความสามารถมากยิ่งขึ้นโดยเปิดโอกาสให้ผู้ที่เป็นเจ้าของแบบฟอร์มทำการออกแบบตัวฟอร์มให้มี option สำหรับการส่ง file กลับมาที่เจ้าของได้ โดยเมื่อแบบฟอร์มถูกส่งไปถึงผู้รับหรือผู้ตอบแบบฟอร์ม ตัวผู้ตอบสามาถเลือก upload file ที่ต้องการกลับมาให้เจ้าของแบบฟอร์มได้ทันที โดย file จะทำการเก็บไว้ที่  Google Drive ของเจ้าของแบบฟอร์ม

 

7. Google Forms | Now Predict Question Types and Suggest Answers

Google Forms ที่หลาย ๆ คนชอบใช้กันปัจจุบันมีการนำเทคโนโลยี Machine Intelligence  ใส่เข้าไปด้วยทำให้มีความฉลาดมากขึ้น เวลาที่เราใส่คำถามเข้าไป ฟอร์มจะทำการคาดเดาความน่าจะเป็นของคำตอบและนำคำตอบมาให้เป็นคำแนะนำ ทำให้เราสามารถลดเวลาในการสร้างฟอร์มได้มากทีเดียว

 

8. Assign งานง่าย ๆ ด้วย “Action Items”

Action Items ช่วยลดเวลาในการทำงาน โดยตัวอย่าง เราสามารถพิมพ์กลุ่มคำเหล่านี้ เช่น “John to follow up on the keynote script,” หรือ “Anna to schedule a weekly check in”  จากนั้น Docs จะใช้ความสามารถของ Natural Language Processing (NLP) เพื่อทำความเข้าใจความหมายและทำการแสดงเมนู suggest an Action Item เพื่อทำการ assign งานให้กับคนที่เราใส่ชื่อเข้าไปให้ในเอกสาร

นอกจากนั้นเรายังสามารถที่จะ manual assign an Action Item ไปยังคนที่ต้องการได้ด้วยตนเองด้วยใน Docs, Sheets และ Slides รวมไปถึง mobile apps ด้วย โดยการใส่ชื่อในช่อง comment และทำการเลือก Action Item box  จากนั้นผู้ที่ถูก assign จะได้รับ email แจ้งเตือน และ เห็นในส่วน Action Items ที่ต้องรับผิดชอบ

 

9. งานเสร็จ ไว และ ง่าย ด้วย “Explore” | Google Docs, Sheets, Slides

“Explore” เป็น feature ที่อยู่ใน Google Docs, Sheets, Slides เป็นอีกหนึ่งความสามารถที่จะช่วยให้สร้างงานให้เสร็จเร็วขึ้น แถมยังมีความฉลาดโดยจะมีการเรียนรู้คำในเอกสารและทำการค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องรอไว้ให้ก่อน

 

10. การกำหนดวัน Expiration Date ให้กับเอกสาร Docs, Sheets, Slides

G Suite มี Features ใหม่ที่เปิดโอกาสให้เราสามารถกำหนดวันหมดอายุในการเข้าถึงเอกสารต่าง ๆ ของเราได้ ทำให้เราไม่ต้องกังวลอีกต่อไปในเรื่องของการลืมปลดสิทธิ์ออก เพราะว่าต่อไปนี้เราสามารถกำหนดไว้ล่วงหน้าได้เลยว่าจะแชร์ให้เพื่อนร่วมงานดูกี่วัน เช่น 7 วัน, 30 วัน หลังจากนั้นสิทธิ์ก็จะถูกปลดออกให้ทันที

 

GoPomelo ขอสวัสดีปีใหม่ทุกท่านล่วงหน้าก่อนเลยนะครับ

ขอให้ทุกท่านประสบแต่ความสุข ความเจริญ มีความก้าวหน้าในหน้าที่การงาน สมหวังในทุกประการที่ตั้งใจนะครับ ^ – ^

 

For more information: GoPomelo
Telephone: 02-650-7572
Email: info@gopomelo.com
www.gopomelo.com

Natthapong Rermcharoen
ชื่นชอบศึกษาและติดตามเทคโนโลยีเกี่ยวกับ Cloud และ Google Solutions เคยทำงานในตำแหน่ง IT Support, System Engineer, IT Trainer และ IT Manager อีกทั้งการสอบผ่านมาตรฐานขององค์กรระดับโลก อาทิ Google Certified Trainer, Google Certified Administrator, Google Certified Deployment Specialist, ITIL V3. Certified, MCSA, MCSE, MCDBA และ MCT ซึ่งหวังเป็นอย่างยิ่งว่าประสบการณ์และความรู้ที่ผมได้ทำการถ่ายทอดไปนั้น จะช่วยทำให้ทุกท่านสามารถนำไปต่อยอดและปรับใช้กับองค์กรได้อย่างเหมาะสมและเกิดประโยชน์สูงสุดครับ

I have a strong passion for learning and sharing my knowledge about Cloud and Google Solutions to others who are interested in this field. Since working in Information Technology such as IT Support, System Engineer, IT Trainer and IT Manager for several years, I have obtained standard certificates from well-known organisations, namely Google Certified Trainer, Google Certified Administrator, Google Certified Deployment Specialist, ITIL V3. Certified, MCSE, MCDBA and MCT. According to my qualifications and my experience background, I hope it will be useful for people who require enhancing their ideas for business achievement.